お客様からのご注文をいただいて、製作したデータは、一定期間弊社で大切に保管しております。再注文いただいた際や、少し修正する場合などに使用する為です。個人（単独）でこのデータを管理している場合は、特に問題はありませんが、会社（複数）で管理する場合は、共通の認識を持っていないと、どれが新しくて、どれが古いのかがわからなくなってしまいます。共通の認識を持たずにファイル名をつけると、内容に沿ったファイル名になるでしょう。しかし、ファイル名に名称だけいれてしまうと、古いか新しいかを判断する材料が、「ファイルの更新日」になってしまいます。これだけでも大丈夫な場合もありますが、保存してあるファイルを移動したり、別の機器に送ったりすると、更新日が変わってしまう場合があります。こうなると、古いか新しいかの判断材料は「記憶」に頼るしかありません。しかし、記憶に頼るのはやはり心配です。リスクが大きすぎます。
そこで、弊社では、制作したデータファイル名には「日付（2009年8月1日であれば、090801）と名称」を入れるようにしています。そうすれば、管理もスムーズになり、いちいちファイルを開く必要もありません。時間の節約にもなりますし、初めての人でもどれが一番新しいデータか一目瞭然です。日付を名称の前にするか後にするかは、日付と名称のどちらを優先にするかで決まりますが、このデータに関わる人が共通の認識を持たないとかえって複雑になってしまうので、注意が必要です。
